Ghid de utilizare SwiftyBot

Pasul 1: Configurare profil

1.1 Profilul contului si avatarul botului

Actualizeaza datele profilului din Contul meu. Imaginea contului este separata de avatarul fiecarui bot.

• Avatarul botului: Se incarca din formularul de creare sau editare a widgetului. Este folosit in iconita de deschidere, antet, mesaje si pagina de termeni, in functie de configurarile de afisare.
• Imagine proprie: Foloseste PNG, JPG sau WebP, maximum 2 MB. Imaginea se actualizeaza dupa salvarea widgetului.
• Foloseste avatarul standard SwiftyBot: Revine la imaginea standard a platformei, nu la avatarul contului.

1.2 Identitate publica

Aceasta este numele brandului tau sau al afacerii care va fi folosit in documentele legale ale chatbot-ului.

• Unde apare: In Termenii si Conditiile chatbot-ului care sunt afisate utilizatorilor.
• Ce sa scrii: Numele magazinului, platformei sau brandului tau (ex: "Magazinul Meu", "Swifty Romania", etc).
• Important: NU trebuie sa fie numele legal al firmei, ci numele comercial pe care il folosesti public.
• Configurare: Se completeaza in Contul meu.

1.3 Setari generale

Notificari sonore - Reda un sunet cand primesti un mesaj nou in chat, daca AI-ul este inactiv. (Configurare in Contul meu).

Pasul 2: Setari API - OpenAI

2.1 Obtinerea cheii API

Widgetul tau va putea folosi inteligenta artificiala pentru a raspunde automat vizitatorilor doar daca setezi cheia OpenAI.

1. Creeaza un cont pe OpenAI Platform (daca nu ai deja).
2. Este recomandat ca pentru SwiftyBot sa creezi un proiect nou pentru a nu amesteca setarile cu alte proiecte.
3. Acceseaza API Keys si genereaza o cheie noua.
4. Copiaza cheia (incepe cu sk-...) si introdu-o in Setari API → Setari OpenAI.
5. Salveaza. Vei vedea un badge verde "Salvata" daca totul este corect.

2.2 Alegerea modelelor OpenAI

Model OpenAI pentru chat (generare raspunsuri cu AI)

Acesta este "creierul" care genereaza raspunsurile in conversatiile cu vizitatorii. Alegerea modelului potrivit depinde de nevoile tale de calitate, viteza si buget.

Alegerea modelului: Foloseste lista disponibila in cont si testeaza intrebari reprezentative pentru afacerea ta. Compara calitatea raspunsurilor, timpul de asteptare si consumul inainte de a schimba modelul.

---

Modelul pentru indexarea si cautarea in surse

Modelul de embedding transforma fragmentele din documente intr-o forma folosita la cautarea informatiilor relevante. Foloseste optiunile disponibile in setarile contului si verifica rezultatele cu intrebari bazate pe documentele tale.

Inainte de schimbare, verifica necesitatea reprocesarii surselor si costul aferent. Tarifele actuale sunt publicate de OpenAI.

2.3 Instructiuni AI pentru fiecare widget

In Setari alegi cheia API si modelele contului. Comportamentul fiecarui bot se configureaza separat din Widgeturi, in sectiunea Personalitate si comportament AI.

• Tonul raspunsurilor: Alege stilul potrivit publicului tau.
• Domeniul de raspuns: Precizeaza subiectele pentru care botul poate oferi ajutor.
• System prompt / instructiuni proprii: Descrie rolul si regulile botului. Numele, tonul si domeniul completate in formular au prioritate fata de instructiunile contradictorii.
• Intrebari in afara domeniului sau informatii lipsa: Configureaza mesajele dedicate. AI-ul le poate adapta la limba si contextul discutiei, pastrand sensul.

Pune preturile, procedurile si detaliile afacerii in sursele de date. Foloseste instructiunile pentru comportament; nu este obligatoriu un sablon fix. Profilul se pastreaza si cand AI este dezactivat.

Exemplu de instructiuni

Raspunde clar si concis pe baza surselor selectate. Daca informatia lipseste, spune acest lucru si ofera posibilitatea de a solicita un operator. Nu inventa preturi sau promisiuni. Cere detalii suplimentare cand intrebarea nu este clara.

Salveaza si foloseste Testeaza pentru intrebari uzuale, informatii care lipsesc din surse si solicitarea unui operator. Ajusteaza instructiunile si sursele dupa rezultate.

Pasul 3: Setari API - Swifty API (Optional)

Ce este Swifty si cum se completeaza cu SwiftyBot?

Swifty (app.swifty.ro) este o platforma dedicata pentru:

• Promovare pe WhatsApp: Trimitere campanii promotionale in masa catre contactele tale
• Chatboti WhatsApp: Crearea si gestionarea de chatboti automatizati pe WhatsApp
• Gestionare contacte: Baza de date centralizata pentru toti clientii tai

Beneficiile sincronizarii SwiftyBot cu Swifty:

• Contactele colectate prin formularul initial de colectare date din SwiftyBot (nume, email, telefon) sunt trimise automat in aplicatia Swifty
• Poti trimite mesaje promotionale direct pe WhatsApp catre leadurile/contactele care au decis sa insereze numarul de telefon in formular
• Ai o baza de date unificata pentru toate canalele de comunicare (chat site, WhatsApp, email)
• Poti crea campanii targetate pentru utilizatorii care au interactionat cu chatbot-ul de pe site

Cum obtii cheia API?

1. Logheaza-te in aplicatia Swifty → Developer Tools → Generate API key.
2. Copiaza cheia si introdu-o in Setari API → Setari Swifty API.
3. Salveaza. Vei vedea un badge verde "Salvata".

Sincronizarea Grupurilor de Contacte:

• Cand se face: Sincronizarea are loc automat atunci cand:
  • Salvezi o cheie API noua
  • Modifici o cheie existenta
  • Apesi butonul "Verifica cheia Swifty" din Setari
• Cum functioneaza: Sistemul se conecteaza la contul tau Swifty si importa automat toate grupurile de contacte active.
• Sincronizare: Selecteaza grupul din platforma Swifty unde vrei ca noile contacte din SwiftyBot sa fie salvate
• Grup implicit: Daca nu ai niciun grup creat in Swifty, sistemul va crea automat un grup numit "SwiftyBot" pentru tine.

Pasul 4: Surse de date

4.1 Ce sunt sursele de date?

Sursele de date reprezinta "creierul" botului tau. Pot fi fisiere (PDF, DOCX, TXT) sau pagini web (URL-uri) care contin informatii despre afacerea ta. Textele sunt procesate si indexate, apoi fragmentele relevante sunt folosite la generarea raspunsurilor. Verifica raspunsurile prin testare.

4.2 Ce tipuri de surse poti adauga?

• Fisiere: Catalog de produse, liste de preturi, manuale de utilizare (PDF, DOCX, TXT).
• Link-uri Web (URL): Pagina "Despre noi", pagina de servicii, articole de blog relevante, pagina de Contact.

4.3 Cum adaug o sursa de date?

1. Mergi la sectiunea Surse de date din meniul principal.
2. Click pe Adauga sursa de date.
3. Pentru un singur fisier sau URL poti introduce un nume sugestiv. La upload multiplu, fiecare sursa preia numele fisierului.
4. Alege tipul sursei:
   • Link Web (URL): Introdu adresa web (ex: https://siteul-tau.ro/servicii) si sistemul va extrage automat textul din pagina respectiva.
   • Upload fisier: Selecteaza unul sau mai multe fisiere PDF, DOCX sau TXT. Verifica formatele, dimensiunea maxima si locurile disponibile afisate in formular. Fiecare fisier devine o sursa separata.
5. Porneste incarcarea si urmareste rezultatul pentru fiecare fisier. Incarcarea reusita nu inseamna ca procesarea AI s-a terminat.

4.4 Statusul surselor de date

Important: Dupa adaugare, verifica statusul sa fie procesata inainte de a asocia sursa unui widget.

Organizarea si actualizarea surselor

• Ordine: In lista surselor apar intai cele folosite de widgeturi active, apoi celelalte; fiecare grup este ordonat dupa nume.
• Reprocesare URL: Reciteste pagina si actualizeaza informatiile indexate.
• Reprocesare fisier: Foloseste fisierul deja incarcat. Modificarile facute numai pe calculatorul tau nu ajung automat in SwiftyBot.
• Asociere: Incarcarea unei surse nu o adauga automat tuturor botilor. Selecteaza sursele potrivite in fiecare widget si salveaza.

Pasul 5: Widgeturi (Chatbot-ul tau)

Un "Widget" este fereastra de chat pe care vizitatorii o vor vedea pe site-ul tau. Acesta se configureaza prin mai multe sectiuni, in ordinea in care apar pe pagina Creeaza widget.

5.1 Configurari generale widget

• Nume widget: Denumirea interna (ex: "Site Principal", "Blog"). Te ajuta sa il identifici in platforma.
• Nume bot: Numele public al asistentului afisat la mesajele trimise in chat (ex: "SwiftyBot", "Asistent Alexandra").
• Pozitie widget: Unde va aparea pe site (dreapta-jos sau stanga-jos).
• Domeniu autorizat: Daca optiunea contului permite mai multe domenii, introdu-le separate prin virgula, fara protocol sau cale, cel mult 20 (ex: domeniu.ro, alt-site.ro). Subdomeniile sunt incluse. Este o masura de securitate impotriva folosirii widgetului tau pe alte site-uri.
• Latime / Inaltime (px): Dimensiunea maxima a ferestrei de chat pe ecranele mari. Pe ecranele de mobil, widgetul se va extinde mereu automat pe toata latimea ecranului.
• Link personal termeni si conditii utilizare chatbot: Va fi generat automat dupa ce salvezi pentru prima oara widgetul.

5.2 Configurari launcher (iconita rotunda)

Launcherul este iconita vizibila initial care invita utilizatorul sa dea click pentru a deschide chat-ul.

• Latime / Inaltime launcher (px): Recomandat 55-95px, pastrand proportia patrata.
• Margini (Jos, Stanga/Dreapta): Distanta de la marginea ecranului pana la iconita.
• Extra optiuni:
  • Mareste usor iconita la trecerea mouse-ului: Mareste usor iconita la trecerea cu mouse-ul.
  • Afiseaza umbra in jurul iconitei: Adauga o umbra luminoasa in jurul lui pentru vizibilitate.
  • Afiseaza un mesaj deasupra iconitei: Un mesaj ce apare deasupra iconitei de start (ex: "Ai nevoie de ajutor? Scrie-ne"). Se ascunde la derularea paginii. Optiunea Afiseaza buton de inchidere adauga un X mic pentru ascunderea mesajului, fara a inchide iconita de chat. Inchiderea nu este permanenta: mesajul poate reaparea la reincarcarea paginii.

5.3 Configurari container chat

• Culori generale: Poti ajusta complet paleta (Fundal butoane/scroll - Culoarea principala a brandului tau, Fundal chat, Culoare text, Culoare text butoane).
• Font si marime (px): Foloseste fonturile pre-existente, cum ar fi Outfit, Roboto, Arial sau introdu alt font.
• Personalizare contur: Culoarea conturului chat-ului, grosimea bordurii si rotunjirea colturilor (border-radius) pentru un efect modern, integrat designului tau web.
• Afisare avatar in fata mesajului: Utilizatorul vede iconita in stanga la mesajelor. Setarea "DA" ofera un design mai atragator.
• Text buton "Trimite mesaj": Modifica textul butonului sau lasa gol pentru a afisa o sageata.

5.4 Header si Footer

• Header: Alege daca doresti sa expui avatarul botului in headerul chatului. Alege textul (ex: "Suport platforma Swifty") si completeaza fontul, fundalul si culorile preferate.
• Footer: Setari similare in care definesti textul subsolului (ex: Operat de firma TA) sau poti pune un link cu termenii si conditiile. (Nota: In planul Gratuit, footer-ul nu poate fi editat).

5.5 Mesaj de intampinare si formular colectare date

• Mesaj de intampinare activ: Cand utilizatorul deschide panoul de chat, se afiseaza instant acest text.
• Formular colectare date: Inainte sa inceapa discutia in chat, poti cere vizitatorului datele de contact. Pentru fiecare camp (nume, email, telefon), ai optiunile: NU (ascuns), DA-Optional, DA-Obligatoriu. Poti include text de intro sau schimba textul butonului din Start in "Incepe chatul" de exemplu.
• Integrare Swifty.ro: Daca in Setari API ai adaugat cheia pentru "Swifty API", poti salva contactele automat si sincronizat intr-un grup anume din contul tau de WhatsApp marketing Swifty. Functioneaza pentru contactele din formular care introduc un numar de telefon valid.

5.6 Configurari suplimentare

• Durata valabilitatii sesiunii de chat (minute): Daca utilizatorul inchide tab-ul dar se intoarce in acest interval, discutia curenta continua. Altfel, sesiunea expira si este considerata o "conversatie noua". Recomandat: 60 minute.
• Activeaza semnal sonor: Poti declansa un semnal sonor standard in browser-ul vizitatorului cand primeste mesaje noi chiar daca chatul nu se afla in fereastra activa.
• Schimbarea titlului paginii cand utilizatorul primeste un raspuns: Atrage atentia utilizatorului asupra tabului in care se afla chatul cand a primit un mesaj nou.
• Upload fisiere: Permite-le vizitatorilor sa incarce direct in chat atasamente (poze, doc, pdf).
• Transforma linkurile in butoane: Linkurile trimise automat de AI sau manual de operator in chat vor fi afisate elegant ca butoane stilizate.
• Timeout inactivitate: Chatul va fi dezactivat automat daca dupa N minute vizitatorul nu mai scrie nimic si se va afisa un mesaj cu motivul pentru aceasta actiune. Recomandat: 15 minute

5.7 Inteligenta Artificiala, abateri (limbaj vulgar) si operator uman

Sectiunile AI sunt la finalul formularului, dupa configurarile generale si personalizare: activare AI, surse de date, personalitate si comportament. AI-ul ajuta cu intrebarile frecvente, iar operatorul poate prelua discutia.

• Utilizeaza Inteligenta Artificiala: Fara selectarea optiunii DA, sistemul va functiona doar ca un receptor de mesaje, stocand chaturile in asteptarea unui raspuns manual din sectiunea Conversatii. Cand este activata si configurata, AI-ul genereaza raspunsuri folosind sursele selectate.
• Sursele de date folosite: Selecteaza surse procesate, relevante pentru acest bot. La editare, sursele bifate apar primele, apoi celelalte, alfabetic in fiecare grup. Salveaza formularul pentru aplicarea selectiei.
• Limita de abateri limbaj vulgar: Aici poti defini numarul maxim de mesaje vulgare sau inadecvate acceptate intr-o singura conversatie. Odata atinsa aceasta limita, sistemul va trimite automat un 'Mesaj de atentionare' (de exemplu: 'Conversatia a fost incheiata datorita limbajului inadecvat.') si va dezactiva asistenta AI pentru acel utilizator.
• Solicitare operator uman:
  • Cuvinte cheie STOP AI si transfer catre OPERATOR: Defineste termenii care, odata trimisi de utilizator (ex: agent, operator, agent uman, stop ai, stop chatbot, operator uman, transfer operator, transfer agent), dezactiveaza imediat asistenta AI si notifica echipa pentru o interventie live in chat. In acel moment, sistemul expediaza automat 'Mesajul de dezactivare AI' (ex: 'Un moment, te pun in legatura cu un coleg') pentru a confirma tranzitia catre un operator uman.
  • Cuvinte cheie START AI: Defineste termenii care permit utilizatorului sa reia interactiunea cu inteligenta artificiala dupa ce aceasta a fost oprita manual de operator sau prin cuvintele cheie definite anterior. Odata ce vizitatorul trimite un cuvant cheie stabilit (ex: start ai, start chatbot, AI), chatbot-ul AI redevine activ si continua sa ofere raspunsuri bazate pe documentatia afacerii tale.
  • Notificare pe email cand se solicita un operator uman: Activeaza aceasta functie pentru a primi notificari automate pe email in momentul in care un vizitator asteapta sa fie preluat de un operator uman. Astfel, echipa de suport poate interveni in timp util in conversatiile stocate in sectiunea Conversatii, oferind o experienta personalizata clientului.

Formatare avansata in mesajele tale

Poti folosi sintaxe speciale de formatare care vor fi procesate si afisate direct ca elemente interactive si vizuale in widget. Acestea functioneaza pe absolut orice text trimis in chat.

Tipuri de formatare suportate:

• Buton de raspuns rapid (quick reply): Incadreaza textul sau cuvantul in paranteze duble patrate: [[Trimite documentatia]]. Se va afisa un buton, iar daca vizitatorul il acceseaza, textul este afisat in chat ca raspuns rapid.
• Buton tip link: Foloseste sintaxa: [Brosura produs](https://swifty.ro). Se va genera automat un buton ca cel de raspuns rapid insa rolul lui va fi de a deschide un link intr-un tab nou.

Unde si in cate moduri poti folosi in practica aceste formate?

• In sectiunea Personalitate si comportament AI a widgetului: Construieste logica cu instructiuni tipice AI, prin care ii ceri acestuia sa listeze la finalizarea mesajelor optiunea sau butonul interactiv de selectie cerut, de pilda ai putea adauga comanda "cand utilizatorul este agitat incita la linistire si apoi foloseste [[Transfer operator]] la final".
• In mesajele configurate pentru widget: Adauga sintaxe exact la textele de baza direct afisate in Mesajul de intampinare (salut general), Mesajul la expirarea pentru inactivitate a botului, mesajul default expediat direct in chat cand detectam limbaj obscen si chiar in actiunea la initierea manuala de catre utilizator prin cuvant din tastatura pentru START AI ori pentru STOP AI (Chemarea asistentului).
• In interventia manuala a Agentului/Operator: In momentul din dashboard (la sectiunea de Conversatii) cand operatorul alege sa ii scrie direct clientului preluandu-i interactiunea poate tot din acel mic camp manual de scriere sa-i puna lui clientului chiar de mana sintaxe noi din meniul standard avansat catre actiunea necesara clientului, direct si facil.

Activare si testare widgeturi

Un widget inactiv poate fi pregatit si testat. Pentru afisarea pe site, activeaza-l si foloseste codul de integrare pe un domeniu autorizat. Limita de widgeturi active este cea afisata in cont; eventualele ajustari ale administratorului pot schimba limita planului.

In lista widgeturilor, sub nume apar numele botului si numarul surselor asociate. Coloana Domeniu autorizat afiseaza fiecare domeniu pe rand separat. Butonul Testeaza deschide previzualizarea; conversatiile rezultate sunt marcate ca teste.

Pasul 6: Integrare pe site

1. In lista de widgeturi, da click pe butonul Copiaza de langa widgetul tau.
2. Copiaza codul Javascript afisat.
3. Adauga codul in sursa site-ului tau, inainte de tag-ul </body>.
4. Salveaza si reincarca pagina. Widgetul va aparea instant.
5. Daca doresti ca widgetul sa se deschida automat la incarcarea paginii, adauga ?swiftybot=open la finalul URL-ului paginii unde este incarcat chatul. Ex: https://swiftybot.ro?swiftybot=open
   Aceasta metoda este excelenta pentru suport tehnic - poti trimite utilizatorului un link direct care deschide automat chatul fara ca el sa mai caute iconita in coltul paginii.

Pasul 7: Conversatii (chat si suport in timp real)

Aici poti vedea istoricul complet al interactiunilor vizitatorilor cu sistemul de chat, atat cu AI cat si cu operatorii din echipa.
Sectiunea Conversatii este gandita atat pentru a monitoriza actiunile AI-ului, cat si ca platforma completa de suport in timp real.

7.1 Interventie operator uman (suport in timp real)

• Nu este doar despre raspunsuri cu AI: Tu sau membrii echipei puteti raspunde in timp real utilizatorilor, la fel ca pe orice alta platforma de chat clasica.
• Preluarea conversatiei: Un operator poate interveni oricand - exista un comutator "Activeaza/dezactiveaza Agent AI" in dreapta sus a ferestrei de conversatie pe care il poti comuta in functie de situatie. Daca il dezactivezi, botul AI nu mai trimite raspunsuri automate si operatorul uman preia controlul exclusiv asupra conversatiei curente.
• Indicatori online: Arata in timp real ce vizitatori sunt online. Aceasta functionalitate este utila pentru a-i aborda imediat, inainte sa abandoneze chatul.

7.2 Gestionarea contactelor

• Editeaza contactul: Detaliile esentiale ale unui contact (nume, email, telefon si statusul de validare) pot fi actualizate in timp real. Acceseaza formularul de editare din meniul superior direct din fereastra de chat pentru a modifica informatiile utilizatorului extrase automat sau adaugate manual.
• Comentarii interne: Poti atasa discutiei note/comentarii importante pe care vizitatorul nu le va vedea.

7.3 Trimiterea de email-uri directe din interfata

• Daca clientul isi ofera adresa de email (prin formularul initial de colectare date sau in timpul conversatiei), folosind butonul dedicat, ii poti trimite automat un email configurabil. Aceasta metoda este utila pentru transmiterea ofertelor sau lamuririlor post-conversatie.
• Confirmarea trimiterii nu garanteaza livrarea sau citirea mesajului. Un email poate fi marcat invalid dupa primirea si procesarea unei notificari de nelivrare (bounce); aceasta depinde de configurarea serviciului de email si poate aparea ulterior.

7.4 Functii aditionale

• Genereaza sumar chat cu AI: Utilizeaza functia AI de rezumare pentru a extrage esentialul dintr-o conversatie extinsa. Sistemul genereaza automat o concluzie relevanta, scutind echipa de parcurgerea manuala a tuturor mesajelor anterioare.
• Export conversatie: Conversatiile pot fi oricand descarcate cu un simplu click in format PDF sau CSV.
• Optiuni de stergere: Ai control total asupra datelor. Poti alege sa stergi doar istoricul mesajelor din conversatia curenta sau sa elimini definitiv atat conversatia, cat si datele de contact ale lead-ului, printr-un simplu click.
• Filtrare avansata: Poti filtra conversatiile in functie de widget-ul de pe care au fost initiate sau dupa statusul de interventie (ex: operator uman solicitat, conversatii necitite, cu mesaje, etc). Acest lucru este extrem de util pentru a prioritiza rapid urgentele si a oferi suport prompt clientilor care au nevoie de asistenta, ignorand temporar conversatiile gestionate cu succes de AI.

Filtre si notificari pentru conversatii

• Reale si teste: Filtrele obisnuite exclud testele. Foloseste filtrul dedicat pentru conversatiile de test.
• AI / Operator: Badge-ul indica modul conversatiei. Modul Operator nu confirma ca un coleg este online sau ca a raspuns deja.
• Solicitari operator: Filtrul arata solicitarile in asteptare, cu AI oprit si fara raspuns al operatorului dupa solicitare.
• Notificarea din meniu: Numara conversatiile reale necitite ale widgeturilor active si nesterse, cu cel putin un mesaj al vizitatorului. Simpla deschidere a chatului, salutul botului si testele nu cresc contorul.
• Marcheaza ca necitita: Foloseste meniul conversatiei pentru a reveni ulterior la ea. Actiunea este disponibila pentru conversatiile eligibile pentru notificari.
• Fara mesaje: Inseamna fara mesaje ale vizitatorului, chiar daca exista un salut automat. Nu dovedeste singur abandonul.
• Export: PDF si CSV din conversatia deschisa descarca acea conversatie, nu intreaga lista filtrata.

Pasul 8: Contacte

Sectiunea Contacte centralizeaza toata baza de date cu vizitatorii care au introdus emailul sau telefonul in formularul de colectare de date initial. De aici poti administra eficient lista lead-urilor colectate prin formular si chat.

8.1 Filtrare si Cautare

• Filtrare avansata: Grupeaza contactele colectate in functie de widgetul interactionat si pe intervalul calendaristic specificat.
• Filtre dupa status validare: Foloseste statusurile disponibile pentru validarea contactului, emailuri trimise sau email invalid (bounce). Marcajul de validare al contactului nu garanteaza livrarea emailului.
• Cautare instanta: Cauta dupa nume, telefon, email sau notite interne, in limitele filtrelor si perioadei active.

8.2 Actiuni individuale

• Editare si note: Click pe butonul Detalii pentru orice contact pentru a-i edita rapid profilul sau adauga observatii.
• Trimitere email: Direct din detaliile unui profil, poti trimite un email. Poti vedea numarul emailurilor trimise si statusul de nelivrare, cand acesta este disponibil. Trimiterea este dezactivata pentru contactele de test.
• Previzualizare conversatie: In profilul oricarui contact, vei vedea lista celor mai recente 15 mesaje trimise. Ai un link direct catre contextul complet de suport live al acelui contact.
• Sumar conversatie: Se afiseaza rezumatul salvat, daca exista. Generarea sau regenerarea foloseste AI. Ai si optiunea de "Regenereaza sumarul" pentru o regenerare cu AI a sumarului conversatiei.

8.3 Actiuni in masa

• Detectie automata contacte duplicate: Poti vedea lista contactelor ce au acelasi numar de telefon sau aceeasi adresa de email, simplificand curatarea listei de contacte.
• Export flexibil de date (CSV): Exporta lista de contacte in format CSV cu un singur click. Alege sa descarci toata baza de date sau doar rezultatele filtrate, pentru a le folosi usor in campanii externe sau aplicatii terte.
• Stergere in masa: Gestioneaza-ti lista de contacte eficient. Poti bifa intrari individuale sau toate contactele din pagina afisata. Selectiile se pastreaza intre pagini pentru aceleasi filtre; schimbarea filtrelor le reseteaza. Pentru a preveni pierderea accidentala a datelor, sistemul iti va solicita mereu o confirmare de siguranta inainte de orice stergere definitiva.

Perioada si exporturile contactelor

• Perioada: Initial sunt selectate ultimele 30 de zile. Pentru contacte mai vechi foloseste Toata perioada si verifica selectia widgetului si celelalte filtre.
• Origine: Lista obisnuita exclude contactele de test; acestea au filtru separat. Contactele fara conversatie asociata, cu origine necunoscuta, sunt incluse intre cele reale.
• Descarca contactele filtrate: Exporta rezultatele tuturor paginilor pentru filtrele active, nu doar randurile bifate.
• Descarca contul (fara teste): Exporta contactele intregului cont, independent de filtrele listei, fara cele de test.
• Duplicate in cont (fara teste): Cauta in intregul cont. Rezultatele nu inseamna ca inregistrarile sunt unite sau sterse automat.
• Zero rezultate: Verifica sau reseteaza filtrele. Actiunile pentru intregul cont pot ramane disponibile chiar daca lista filtrata este goala.

Dashboard: cum citesti statisticile

In Dashboard, cardurile rezuma contul. Widgeturile si sursele arata numerele curente; totalurile conversatiilor si contactelor acopera istoricul disponibil al widgeturilor nesterse, fara teste. Contactele fara origine cunoscuta sunt incluse.

Cardul Mesaje primite in ultimele 24 ore are o perioada proprie si numara mesajele vizitatorilor, fara teste. Creditele si limitele se citesc separat de totalurile istorice.

Graficul arata ultimele 7 zile. Selectorul de widget si optiunea de includere a testelor modifica numai graficul, nu cardurile. Pentru alta perioada si definitii detaliate ale indicatorilor, foloseste Rapoarte generale.

Pasul 9: Rapoarte

Sectiunea Rapoarte iti ofera o imagine clara asupra performantei asistentilor tai AI.

9.1 Metricile cheie monitorizate

9.2 Cum te ajuta aceste date?

• Identifici zilele cu activitate mai mare pentru a planifica prezenta operatorilor.
• Compari volumul raspunsurilor bot/AI cu cel al operatorilor. Aceste totaluri nu confirma singure rezolvarea problemelor.
• Urmaresti cresterea bazei de date de potentiali clienti.

Filtreaza dupa widget, origine (Conversatii reale sau Conversatii de test) si o perioada de maximum 366 de zile. Intervalele includ ambele zile, iar comparatia foloseste acelasi numar de zile imediat precedente. Tabelul zilnic si CSV-ul contin aceleasi definitii; CSV exporta ambele perioade, recalculand datele la momentul descarcarii. Stergerea datelor poate modifica rapoartele istorice.

9.3 Rapoarte avansate cu AI

Sectiunea Rapoarte avansate AI analizeaza mesajele din perioada aleasa. Selecteaza un widget sau toate widgeturile nesterse, originea conversatiilor (reale sau de test) si categoriile de mesaje. Perioada include ambele zile, maximum 366 de zile; implicit sunt ultimele 30 de zile.

• Date analizate: Mesajele sunt selectate dupa data trimiterii, inclusiv din conversatii incepute anterior. Conversatiile fara mesaje eligibile si mesajele automate de sistem nu intra in volum. O conversatie poate fi inclusa partial.
• Estimare si limite: Numarul de mesaje si conversatii este reverificat la generare. Se aplica limita de mesaje configurata, maximum 120 KB de text brut si 220 KB pentru transcriptul formatat. Redu perioada daca volumul este prea mare.
• Sentiment estimat: Scorul AI nu este un sondaj sau procent de clienti multumiti. Cand mesajele nu permit evaluarea, raportul afiseaza Date insuficiente. Verifica observatiile in conversatii.
• Context si instructiuni: Raspunsurile operatorilor si AI pot fi incluse pentru context. Poti adauga cel mult 4000 de caractere cu instructiuni. Raportul nu verifica automat adevarul informatiilor din raspunsuri.
• Generare: Este necesara cheia OpenAI a contului. Apelul poate avea un cost; validitatea cheii si bugetul sunt verificate de serviciul AI. O singura generare poate rula simultan pentru acelasi cont. Dupa o eroare de retea, reincarca istoricul inainte de a reincerca.
• Istoric si TXT: Istoricul are paginare si nu este filtrat de selectiile pentru raportul nou. Poti deschide, descarca in TXT sau sterge un raport. TXT foloseste rezultatul salvat, fara alt apel AI. Stergerea raportului nu sterge conversatiile.
• Rapoarte vechi: Originea si volumul pot fi nespecificate; selectia veche poate include mesaje din afara perioadei. Rezultatele invalide sunt marcate explicit si nu sunt transformate in scor zero.

Pasul 10: Echipa mea

Colaborarea este cheia succesului. Sectiunea Echipa mea iti permite sa inviti colegi care sa te ajute in gestionarea chat-ului.

10.1 Roluri si Permisiuni

Membrii echipei au acces restrictionat pentru a asigura securitatea datelor:

• CE POT FACE:
  • Sa raspunda la conversatii in timp real.
  • Sa vada istoricul conversatiilor si contactele.
  • Sa lucreze cu widgeturi si surse de date in limitele permisiunilor contului.
• CE NU POT FACE:
  • Nu pot sterge widgeturile create de alti membri sau documentele incarcate de altii. Pot sterge propriile widgeturi si propriile documente.
  • Nu pot modifica setarile critice (OpenAI, API Keys).
  • Nu pot vedea sau modifica datele de facturare.
  • Nu pot adauga alti membri in echipa.

10.2 Cum adaugi un membru nou?

1. Mergi la Echipa mea.
2. Click pe butonul + Adauga membru.
3. Introdu Numele, Prenumele si Adresa de Email a colegului.
4. Seteaza o parola initiala (o va putea schimba ulterior).
5. Sistemul va trimite automat un email cu datele de acces catre noul membru.